بررسی تاثیر ویژگی های فردی و سازمانی بر مهارتهای ارتباطی کارکنان با ارباب رجوع در هواپیمایی …

دانلود تحقیق و پایان نامه

مجاری ارتباطات رسمی تابع زنجیره فرماندهی است که به وسیله سلسله مراتب اختیارات سازمان مشخص شده است ، که ارتباط از بالا به پائین می باشد . به عنوان مثال یک نمودار سازمانی ، راه مناسب عبور پیامهای رسمی را از یک رده یا قسمت سلسله مراتب به رده یا قسمت دیگر نشان می دهد. به سبب اینکه مجاری ارتباطات رسمی، به عنوان بخشی از اختیارات سازمانی به رسمیت شناخته شده اند .لذا ارتباطات مکتوب در شکل نامه، یادداشت، بیانیه ها، خط مشی دستور العمل ها و سایر اطلاعیه ها بایستی از این مجاری عبور کنند .
۱۰۰
۲-۵۵ -۲ . مجاری غیررسمی
مجاری رسمی ارتباطات اگرچه لازم و مهم اند، لکن این مجاری فقط قسمتی از مسؤولیتهای ارتباطی مدیر را شامل می شوند. مجاری ارتباطات غیررسمی که تابع سلسله مراتب اختیارات سازمانی نیستند. این مجاری غیررسمی در کنار مجاری رسمی وجود دارند، اما غالباً با نادیده گرفتن رده هایی در سلسله مراتب یا قطع زنجیره عمودی فرماندهی، از آنها فاصله می گیرند .
۳-۵۵ -۲ . مجاری نیمه رسمی
درحالیکه مجاری رسمی با زنجیره فرماندهی سازمان انطباق دارند و مجاری غیررسمی در فعالیت های روز به روز پدیدار می شوند، مجاری نیمه رسمی پیوستگی های ارتباطی برنامه ریزی شده ای بین دارندگان مشاغل مختلف در سازمان هستند و همچنین این مجاری قسمتی از سیستم کلی اطلاعات مدیریت سازمان به شمار می روند. شبکه های الکترونیکی که کارکنان را بهم پیوند می دهند، نشان دهنده شکل جدیدی از مجاری نیمه رسمی هستند. ( شرمرهورن و دیگران ،۱۳۸۰ : ۲۵۹-۲۵۷)
۲-۵۶ . اهداف ارتباطات در محیط داخلی و خارجی سازمان
۲-۵۶ -۱٫ اهداف ارتباطات در محیط داخلی سازمان
ارتباط در کارکرد داخلی سازمان از آن روی که به وظایف و کارکردهای مدیریت، یگانگی روانی می بخشد ضروری است، بویژه ارتباط در موقعیت های زیر ضرورت دارد :
۱- برای تعیین ابلاغ و نشر هدفهای سازمان .
۲- برای تهیه طرحهایی در راستای رسیدن به هدفهای مذکور .
۳- برای سازماندهی منابع مادی و انسانی به مؤثرترین و کارآمدترین شکل .
۴- برای گزینش، پرورش و ارزشیابی اعضای سازمان .
۵- برای رهبری، مدیریت و انگیزش و پدید آوردن محیطی که در آن مردم تمایل به همکاری داشته باشند .
۶- و در آخر برای نظارت برعملکرد .
۱۰۱
۲-۵۶-۲ . اهداف ارتباطات در محیط خارجی سازمان
مدیران می بایست از نیازهای مشترک، آماده بودن تدارک کنندگان، خواستهای سهامداران، مقررات دولتی و تمایلات جامعه آگاهی یابند. با ارتباط است که هر سازمان بصورت یک نظام باز و متعامل با محیط خود در می آید.( مشبکی،۱۳۸۰: ۲۴۷-۲۴۶ )
مدیران هستند که عامل انجام شدن کار توسط دیگران هستند. آنها تصمیم می گیرند، منابع را تخصیص دهند و فعالیتهای دیگران را برای رسیدن به اهداف جهت می دهند. مدیران این کارها را درون سازمان انجام می دهند، جایی که یک مجموعه آگاهانه، هماهنگ شده و مرکب از دو یا چند نفر، در یک ساختار نسبتاً دائم برای رسیدن به اهداف مشترک انجام وظیفه می کنند. مدیران عملکرد دیگران را نظارت می کنند و مسئول دستیابی به اهداف سازمان می باشند. مدیران باید در سطح مطلوبی از مهارتهای ارتباطی باشند تا بتوانند عملکرد بهتری را برای اهداف سازمانی رقم بزنند . ما در اینجا به چند مورد از وظایف مدیریت در سازمان اشاره می کنیم.( فرهنگی ودیگران، ۱۳۸۳: ۱۹-۱۸ )
۲-۵۷ . وظایف مدیریت در سازمان
در اوایل قرن بیستم، مهندس فرانسوی به نام هنری فایول[۱۱۷]پنج وظیفه را برای مدیران برشمرد : برنامه ریزی، سازماندهی، فرماندهی، ایجاد هماهنگی و کنترل .
امروزه ما آن را در چهار مورد خلاصه می کنیم: برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل
۲-۵۷ -۱ . برنامه ریزی
تعریف اهداف یک سازمان، ایجاد استراتژی کلی برای رسیدن به آن اهداف و طراحی سلسله مراتب جامع برای ترکیب و هماهنگی فعالیتها را شامل می شود. در زیرمجموعه برنامه ریزی، توسعه استراتژی، سیاستهای بودجه ای و دیگر راهبردهای سازمانی قرار خواهند گرفت که در بیشتر سازمانها نیز وجود دارند. با این بحث کوتاه در زمینه برنامه ریزی می توان رابطه مستقیم و متقابل میان برنامه ریزی و ارتباطات را نشان داد. یک مدیر قادر است که اطلاعات ما را به سمت کسانی که به آن احتیاج دارند حرکت دهد. برعکس در صورتی که با مدیران و دیگر شرکت کنندگان سازمانی ارتباط برقرار نشود پیامدهای برنامه ریزی ( استراتژی، خط مشی، … ) ارزشی نخواهد داشت . برنامه ها بدون ارتباطات نمی توانند توسعه پیدا کنند و به مرحله اجرا نمی رسند.
۱۰۲
۲- ۵۷- ۲ . سازماندهی
مدیران مسئول طراحی ساختار سازمان هستند . سازماندهی بدین معنی است که چه کارهایی توسط چه کسی انجام می شود، چگونه طبقه بندی می شود، گزارش دهنده و گزارش گیرنده چه کسانی هستند و تصمیم گیری در کجا صورت می گیرد. بنابراین کارکرد سازماندهی مدیر تا حد زیادی به ارتباطات او بستگی دارد. مدیر از این طریق می تواند مقاصد کلی سازمان را بفهمد و براساس این اهداف کلی (به عنوان یک معیار) و با یاری زیردستان می تواند عملیات واحدهای فرعی سطوح پایین تر را تعریف کرده و با عملیات کل سازمان هماهنگ کند. جایی که افراد متعددی در امر سازماندهی مشغول به کار هستند، مهارت ارتباطی در میان آنها قطعاً لازم خواهد بود وقتی که برنامه سازماندهی کامل باشد باید با افرادی که آن را انجام خواهند داد ارتباط برقرار شود.
۲-۵۷-۳ . هدایت یا رهبری
هدایت کردن به عنوان مجموعه رفتارهایی تعریف می شود که مورد استفاده مدیر قرار می گیرد تا اعضای سازمان را برای اجرای آنچه که مورد نیاز هدف سازمان است تشویق کند. هدایت در مفهومی جامع شامل رهبری خواهد بود و برای موثر بودن هر شکل از کارکرد هدایت، ارتباطات موثر باید رخ دهد. آغاز هدایت، فعال سازی و اجرای برنامه های سازمان است و حداقل نیاز هدایت کردن این است که مدیر در مورد انتظاراتش در زمینه عملکرد زیردستان با آنها ارتباط برقرار نماید.
مدیران موفق اغلب قادر هستند بسیار فراتر از این حداقل بروند. آنها با زیردستانشان در زمینه ارزشها، نگرشها، احساسات، تکنولوژی کار و موضوعات بسیار دیگر می توانند عملکرد ایشان را تحت تأثیر قرار دهند و ارتباط برقرار کنند.
هیچ مدیری بدون ارتباطات نمی تواند به هدایت زیردستان خود بپردازد. در بررسی احوال رهبران و مدیران توانمند آنچه که از همه توانائیهای نهفته در آنها واضح تر به نظر می رسد همانا توانایی ارتباط برقرار کردن با دیگران است. آنان با حرکت و یا سخنی، جمعی را به وجد آورده و یا آنان رابه حرکتی شگرف وا می دارند.
۲-۵۷-۴ . کنترل و نظارت
برای اطمینان از روند درست کارها، مدیریت باید مراقب عملکرد سازمان باشد. عملکرد واقعی می بایست مطابق اهداف از پیش تعیین شده باشد . اگر انحراف مشخصی بوجود آید، این کار مدیریت است که سازمان را به مسیر اصلی باز گرداند. مراقبت، تطبیق و اصلاح ظرفیتها بوسیله کنترل معنا می یابد. مراحل اصلی کنترل، به عنوان یک فرآیند شامل اندازه گیری، مقایسه، تصمیم گیری و بازخورد یا کنش اصلاحی است. در بیش تر موقعیتهای کنترل، تعدادی از افراد (به علاوه مدیر) در این فرایند درگیر هستند و در نتیجه، مهارت ارتباطی میان آنها در هنگام کنترل بسیار حساس و ضروری است . مهارت ارتباطی فرآیند کنترل را در شکل مستقیم آن تحت تأثیر قرارمی دهد. ( رابینز ، امیدواران ، ۱۳۸۴: ۲۶-۲۴ (
۱۰۳
شکل زیر نشان می دهد که ارتباط نه تنها وظایف مدیریت را آسان می کند بلکه سازمان را نیز به محیط خارجی خود پیوند می دهد.
برنامه ریزی سازماندهی تامین نیروی انسانی رهبری نظارت
ارتباطات موثر
محیط خارج
مشتریان

منبع فایل کامل این پایان نامه این سایت pipaf.ir است