پژوهش – بررسی تاثیر ویژگی های فردی و سازمانی بر مهارتهای ارتباطی کارکنان با ارباب …

دانلود تحقیق و پایان نامه

ارتباط یک فرد، با فرد دیگر بین یک فرد یا گروه، بین یک گروه با یک گروه دیگر .
۲-۵۸-۱۴٫ ارتباط رسمی
از طریق نمودار سازمانی انجام می گیرد.
۲-۵۸-۱۵ . ارتباط غیررسمی
که در آن پیام ها جدا از نمودار سازمانی و سلسله مراتب رسمی و عملیاتی تعیین شده و ارسال می شود .
۲-۵۸-۱۶ . ارتباطات درگروه ها
هر کارمند در سازمان جزء قسمتی از گروه های کوچک ارتباط و قسمتی از شبکه ارتباط به هم پیوسته ای که در تمام سازمان گسترش می یابد، خواهد شد . از طریق همین پیوندهای ارتباطی افراد درباره فرهنگ و ارزش ها اطلاعات لازم را در رابطه با شغلی که دارند می آموزند . (همان :۲۵۰-۲۴۵)
۱۰۶
۲-۵۹ . عملکرد اصلی ارتباطات در یک گروه یا سازمان
ارتباطات در یک گروه یا سازمان چهار عملکرد اصلی دارد که عبارتند از: کنترل، انگیزش، ابراز احساسات، اطلاعات .
۲-۵۹-۱ کنترل
ارتباطات به شیوه های مختلف نقش کنترلی خود را بر رفتار اعضاء اعمال می کند. سازمانها دارای سلسله مراتب اختیارات و خطوط راهنمای رسمی هستند که کارمندان موظف به پیروی از آنها هستند. برای مثال وقتی کارمندان ملزم می شدند تا اولین ارتباط خود را با رئیس درمورد شکایت کاری برقرار کنند به منظور تبعیت از شرح شغلیشان، یا اطاعت از سیاست های شرکت، ارتباطات در اینجا نقش یک کنترل کننده را ایفا می کند. ارتباطات غیررسمی نیز رفتار را کنترل می کند. وقتی گروههای کاری یک فرد فعال را مورد اذیت و آزار قرار می دهند ( این فرد فعال سبب می شود افراد دیگرگروه کمتر جلوه کنند)، آنها بطور غیررسمی در حال ارتباط برقرار کردن و کنترل رفتار او هستند
۲-۵۹-۲٫ انگیزش
ارتباطات با توضیح اینکه کارمندان چه کاری باید انجام بدهند، چه عملکردی دارند و چه اقداماتی سبب پیشرفت عملکرد آنها می شود، سبب انگیزش می گردد. وضع اهداف خاص، بازخورد درمورد میزان پیشرفت به سوی هدف و تقویت رفتار مورد انتظار، همگی انگیزش را ترغیب کرده و به ارتباطات نیاز دارد.
۲-۵۹-۳ . ابراز احساسات
برای بسیاری از کارمندان ، کار گروهی یک اقدام اولیه برای تعامل اجتماعی است . ارتباطات در بین اعضای یک گروه شکل می گیرد و یک مکانیزم زیر بنایی است که به وسیله آن اعضای گروه، احساس رضایت و ناکامی خود را نشان می دهند. در نتیجه ارتباطات، امکانی را برای بروز عاطفی احساسات و اشباع نیازهای اجتماعی فراهم می آورد .
۲-۵۹-۴ . اطلاعات
آخرین نقشی که ارتباطات ایفا می کند مرتبط با نقش تسهیل کنندگی آن در امر تصمیم گیری می باشد. این عامل ” اطلاعاتی ” را که افراد و گروهها برای تصمیم گیری نیاز دارند، از طریق انتقال داده برای شناسایی و ارزیابی گزینه های انتخاب، فراهم می آورند. (رابینز ، امیدواران ، ۱۳۸۴: ۳۵۸ -۳۵۷ )
۱۰۷
۲-۶۰ . بهبود ارتباطات و مهارتهای ارتباطی در سازمان
برای این که کارکنان، ارتباطات سازمانی موثری داشته باشند ، باید وظایف زیر را انجام دهند
– اول این که پیامهای خود یعنی اطلاعاتی را که می خواهند انتقال دهند، بهبود بخشند .
– دوم این که درک و استنباط خودشان را از ارتباطی که دیگران با آنها برقرار می کنند بالا ببرند. به عبارت دیگر، نه تنها تلاش کنند که خوب درک نمایند، بلکه باید بتوانند خوب نیز تفهیم کنند. فنون زیر می تواند برای بهبود این دو وظیفه مهم آنها را کمک کند .
۲-۶۰-۱ . تنظیم جریان اطلاعات
با در نظر گرفتن این که امروزه کارکنان در فشار نوعی « بمباران پیامی » بویژه پیامهای مربوطه به انحراف استاندارد قرار دارند، بار مسئولیتشان کاهش می یابد . در اصل این وضعیت، نوعی اجرای اصول مدیریت بر مبنای استثناهاست که می گوید: « فقط انحرافات مهم از خط مشی و روشها باید به نظر مقامات بالاتر برسد ». به عبارت دیگر، آنچه در صلاحیت تصمیم گیرنده نیست باید به مافوق ارجاع شود .
لذا برحسب ارتباطات رسمی، کارکنان سطوح بالای سازمان باید فقط درباره مطالب استثنایی با مدیران صحبت کنند.
۲-۶۰-۲ . تعقیب نتیجه
این شیوه درصدد بیان فرآیند ارتباط مربوط به حلقه باز خورد می باشد و با خواستن اطلاعات مربوط به کار، که پیام در رابطه با آن است اثر بخشی ارتباطات را فزونی خواهد بخشید .
۲-۶۰-۳ . به کار بردن زبان ساده
قابل فهم بودن و به کار بردن تمامی سمبل های تشکیل دهنده پیام از طرف افراد زیربط مخصوصاً در برقراری مهارت ارتباطی کارمندان با مراجعین مورد استفاده است چرا که یکی از گامهای ارتباطی ، روشن کردن منظور و مقصود فرستادن پیام می باشد .
۲-۶۰-۴ . استفاده از بازخورد
یکی ازعوامل اصلی در ارتباطات دو طرفه بازخورد می باشد بازخورد مجرای ارتباطی را برای پاسخ گیرنده پیام، تأمین می کند تا بدین ترتیب برای فرستنده معلوم شود که آیا پیام دریافت شده و مقصود آن درک شده است یا خیر؟ از طرف دیگر مکانیزم بازخورد که مقامات بالاتر را از چگونگی درک پیام مطلع می سازد، چیزی به مراتب بیشتر از روش پیشگیری است که بعضی از کارکنان به کار می برند .
۱۰۸
۲-۶۰-۵ . تکرار
یک اصل پذیرفته شده یادگیری است که تکرار پیام در موفقیت ارتباطات کمک بسیاری خواهد نمود .
۲-۶۰-۶ . طرح ریزی ارتباطات
نباید به صورت انتزاعی و مجرد انجام گیرد. برعکس باید با دیگران رایزنی شود و از آنان تشویق به عمل آید تا در گردآوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات و گزینش وسیله مناسب برای جابه جایی اطلاعات شرکت جویند. برای نمونه ممکن است پیش از پخش کردن یک دستور اداری در سازمان یادداشت آماده شده در این باره با یک همکار در میان گذاشته شود نکته مهم این است که محتوای پیام باید با سطح آگاهی دریافت کنندگان پیام و جو سازمانی سازگار باشد .
۲-۶۰-۷ . برقراری ارتباطات و نیاز به گیرندگان
اطلاعات باید مورد توجه قرار گیرد لازم است هر زمان که ممکن و مناسب به نظر می رسد نسبت به انتقال چیزهایی که برای آنها چه در کوتاه مدت و چه در دراز مدت سودمند است اقدام شود بعضی وقتها اقدام های ناخوش آیندی ممکن است در کوتاه مدت برای کارکنان درخور پذیرش نباشد ولی با در نظر آوردن سود، آینده آنها مورد پذیرش قرار می گیرد. برای نمونه اگر روشن شود که زیاد کردن ساعت های کاری در هفته در پایداری سازمان و استواری موقعیت آن ها در چشم و هم چشمی با سایرین در دراز مدت اثر بخشی مثبت خواهد داشت ممکن است بهتر مورد قبول قرار گیرد .

منبع فایل کامل این پایان نامه این سایت pipaf.ir است