انواع مذاکره
هر یک از انواع مذاکره مهارت هایی متفاوت را می طلبد مذاکرات بین المللی ، اجتماعی ، سازمانی و …. دارای ویژگیهای خاص هستند . نوع مذاکره بستگی به دارد به اینکه چه کسی برای چه منظوری این کار را انجام می دهد البته بحث ما در این مطالعه و تحقیق مربوط به مذاکرات سازمانی می باشد .
مذاکره سازمانی عبارت است از یک سلسله فرایند ارتباطی ( کتبی و شفاهی ) است که مدیر ( در صورت تفویض کارشناس ) در چهارچوب اختیارات اداری با اشخاص درون سازمان و ( پیرامون مسائل مدیریتی و سازمانی ) و اشخاص خارج از سازمان ( پیرامون برنامه ریزی ، هماهنگی ، حل اختلاف ، تامین کالا و خدمات و دانش فنی ) انجام می دهد و علی رغم اینکه طرفین دارای منافع مشترک و متضادی با هم بوده و از پیشینه فرهنگی متفاوت برخوردارند با همکاری یکدیگر در جهت نیل به اهداف خود می کوشند و نهایتا توافقات آنها در قالب صورتحساب و قرار دادهای اداری تنظیم و مبادله گردد مع الوصف مذاکره سازمانی را از دو بعد موضوعی و فرایند اجرایی می توان بشرح زیر تقسیم کرد .
الف) ابعاد موضوعی مذاکره سازمان ( الهی ، 81 13، 8 ) 4 دسته مذاکره روزمره ، تجاری ، حقوقی ، هماهنگی
ب) ابعاد فرایند اجرایی : ( الهی ، 1381 ، 8 ) رسمی و غیر رسمی ( آزاد )
جدول 4-2 : تقسیم بندی موضوعی مذاکره
| نوع |
موضوع مورد بحث |
|
1- مذاکره روزمره /مدیریتی : این مذاکره به مسائل داخلی سازمان روابط بین کارکنان ، مدیران و روابط بین واحد های سازمان می پردازد . |
هماهنگ کردن پرداختها ، شرایط پرداخت ، تعیین شرح وظایف شغلی و حوزه مدیرت ، ارتقاء شغلی ، مشکلات مالی ، چرخش شغل ، هماهنگی در فعالیت های مشترک بین واحد ها
|
|
2- مذاکره تجاری : این مذاکره بین موسسات دولتی با اشخاص حقیقی و حقوقی داخلی و خارجی مطابق قوانین موضوعه به منظور تامین کالا و خدمات و دانش فنی در چهارچوب قرارداد ها و توافقات صورت میگیرد . |
تشریح موضوع قرار داد ، مبلغ قرار داد ، زمان تحویل کالا ، خدمات |
|
3- مذاکره حقوقی : این مذاکره ها به اختلافات ناشی از قرار دادها منعقد شده میان سازمان و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی می پردازد . |
بحث پیرامون تعهدات انجام شده توسط طرف قرار داد ، گفتگو پیرامون اقدامات انجام شده خارج از چهارچوب قرار داد بدون هماهنگی ، بررسی اقدامات به عمل آمده غیر استاندارد توسط طرف قرار داد ، تاخیر در انجام تعهدات
|
|
4 – مذاکرات هماهنگی : این مذاکرات به روابط مدیران عالی در زمینه استراتژی ها و سیاست ها و تصمیمات آنان در موضوعات سیاسی و اقتصادی و فرهنگی کشور می پردازد |
تداخل وظایف بین سازمانها ، رفع تعارض بین موسسات ، اتفاق نظر پیرامون سیاست گذاری و برنامه ریزی هماهنگ در رفع سوء تفاهم ها پیرامون اظهار نظرات و عملکرد ها ، هماهنگی سازمان ها در اجزای سیاست ها و خط مشی ها ، هماهنگی سازمانها برای جلوگیری از فعالیت های موازی
|
روشهای مذاکره با سه شیوه مشهور و شناخته شده زیر نیز قابل تفکیک اند
الف ) روش ملایم [1]: عده ای از افراد جامعه تابع روش مسالمت آمیز ، انعطاف پذیر ، امتیاز دادن و کوتاه آمدن ، برخورد دوستانه و همراه با وقار و خود داری از درگیری و خصومت برای رسیدن به نتیجه مطلوب می باشند بدیهی است با اتخاذ این روش توسط فرد منافع طرف مقابل را بر منافع خویش ارجحیت می بخشد ، البته به نظر می رسد به کارگیری این روش توسط افراد به دلایلی همچون وجود قرابت نسبی و سببی میان طرفین ، نوع شخصیت مذاکره گر ( مهر طلب ) بیشتر از تیره شدن روابط اجتماعی در صورت مقاومت و احتراز بر مواضع و منابع بکار میرود .
شایان ذکر است انعطاف پذیری این گروه از افراد اغلب هنگامی است که طرف مقابل همراه با حمله و عصبانیت به مواضع خویش اصرار می ورزد .
ب) روش خشن [2]: گروهی از افراد در مذاکرات خویش روش غیر دوستانه را به خدمت میگیرند که ویژگی بارز آن عبارتست از : تاکید بر خواسته ها و پیشنهادات ، عدم انعطاف پذیری در مواضع و اهداف و اصرار ورزیدن به نظرات و مواضع خویش .
ج) روش منطقی و عادلانه [3]: در این رویه افراد به دنبال منافع متقابل بوده و هر جا منافع در تضاد قرار گیرد در پی حصول نوعی عیار و میزان عادلانه برای طرفین می باشند به عبارت دیگر با دید منصفانه به مواضع خویش و طرف متقابل می نگرند و با خواسته و پیشنهادهای طرف مقابل محترمانه برخورد می کند و اگر در جریان مذاکره اختلافات سلیقه ای پیش آید با مشارکت و هم فکری سعی در رفع اختلافات می نماید . با این روش که مبنای آن بر عدالت ، منطق ، خلاقیت ، نفی سلطه جویی و حیله و تقلب استوار است میتوان به اهداف خویش نایل آمد مذاکره موفقیت آمیز این نیست که انسان سعی نماید بهترین امکان را با تضییع حق دیگری برای خویش بدست آورد . مسلما برا ی توفیق در مذاکره به کارگیری روش سوم عاقلانه و عادلانه تر به نظر می رسد زیرا اولا با اصول اخلاقی اسلامی مطابقت دارد ثانیا با بهره گیری از این روش توافق ها حاصل از آن معقول موثر است مشروع و بر حق طرف رعایت میشود . اختلافات منصفانه رفع گردد ، توافق با دوام و منافع طرفین درنظر گرفته میشود و باعث تحکیم روابط اجتماعی می گردد . مشخصات روشهای مذبور در جدول زیر آمده است ( فیشر[4] ، ترجمه قراچه داغی ، 1369 ، 26 )
جدول 5-2 : مشخصات روشهای سه گانه مذاکره ( فیشر ، 1368 ، 28 )
| ردیف |
ملایم |
خشن |
منطقی و عاقلانه |
| 1 |
هدف توافق است |
هدف پیروزی در رسیدن به خواسته است |
هدف رسیدن به راه حل عادلانه و عاقلانه |
| 2 |
برای حفظ دوستی امتیاز میدهد |
برای حفظ دوستی و ادامه روابط اجتماعی امتیاز می خواهد |
اشخاص از موضوع مذاکره جدا هستند |
| 3 |
طرف مذاکره دوست است |
طرف صحبت به عنوان دشمن تلقی میشود |
طرفین در جستجوی راه حل مناسب اند |
| 4 |
با اشخاص و مسئله بطور ملایم برخورد میکند |
با اشخاص و مسئله سخت برخورد میکند |
نسبت به موضوع مذاکره سرسخت و لی نسبت به طرف با نرم خویی برخورد میکند |
| 5 |
به طرف اعتماد میکند |
اعتماد نمی کند |
مهم دست یافتن به توافق عادلانه است اعتماد مهم نیست . |
| 6 |
تغییر موضع میدهد |
اصرار و لجاجت به خرج میدهد |
بجای مقاومت در مقابل طرف به منافع متمرکز میشود |
| 7 |
پیشنهاد جدید میدهد |
تهدید میکند |
منافع را کشف میکند |
| 8 |
برای نیل به توافق بی اندازه به نفع طرف از خود گذشتگی نشان میدهد |
فقط فکرش رسیدن به پیروزی به هر وسیله است |
به نفع طرفین راه حل منصفانه را جستجو می کند |
| 9 |
اصل توافق |
اصل رسیدن به خواسته های خویش است اگر چه نامشروع باشد |
اصل بر حاکم بودن عقل در جریان مذاکره است |
| 10 |
تسلیم فشار میشود |
تولید فشار میکند و حمله میکند |
معقول و منطقی سخن میگوید به جای زور و فشار تسلیم حق و انصاف می شود |
| 11 |
خواسته و پیشنهاد طرف مقابل را رعایت میکند |
نظر خود را به هر وسیله که شده به کرسی مینشاند |
جدا از خواسته طرفین بر اساس استانداردها به نتیجه فکر میکند |
| 12 |
حرفش را میزند |
منظور اصلی را پنهان میکند |
پنهان کاری نمی کند |
3-2-2 فرایند مذاکره
مذاکره از زمان شروع تا پایان آن ؛ فرایندی پویا و در جریان آن دو طرف مذاکره به این نتیجه می رسند که آیا می توان به توافقی پذیرفتنی رسید یا خیر ، مذاکره یک جریان و فرآیند اطلاعاتی است که از طریق آن ، اطلاعات تبادل ، سنجش و استفاده می شوند تا شالوده ای برای تصمیم گیری باشند ، هر مذاکره مستلزم گردآوری و تبادل کنترل شده انواع وسیعی از
اطلاعات برای سنجش موفقیت دو طرف و برآورد و توافقات محتمل است . این اطلاعات شامل مواضع دو طرف ، نیازها ، علاقه ها و هدفهای آنها است ( شونفیلد ، ترجمه مستاجران ، 1384 )
در فرآیند مذاکره عوامل متعددی می توانند موثر واقع شوند همانند اینکه : آیا طرفهای مذاکره منافع خود را وابسته به منافع دیگری می دانند ؟ ، آیا طرفهای مذاکره به هم اعتماد دارند ؟ ، توانایی هر یک از طرفهای مذاکره برای رسانیدن پیام خود به دیگری و یا تحمیل کردن دیدگاه خود به دیگری چقدر است ؟ ، شخصیت ، شیوه اندیشه و یا خصوصیات افرادی که در فرایند مذاکره مشارکت می کنند چگونه است ؟ و هدفها و منافع مذاکره چه می باشد ؟ ( استونر و فریمن ، ترجمه پارسائیان و اعرابی ، 1379)
رابینز برای فرایند مذاکره الگویی را ارائه کرده اند که شامل ه مرحله می باشد .
- تدارک و برنامه ریزی ( آمادگی )
- تدوین مقررات( ارائه پیشنهادات)
- توضیح و توجیه ( مباحثه )
- بحث و ارائه راه حل ( چانه زنی )
- تنظیم توافقنامه ( ختم مذاکره )
در اینجا سعی شده است که توضیحاتی در ارتباط با این 5 مرحله ارائه شود .
1-3-2-2 تدارک و برنامه ریزی ( آمادگی )
شناسایی اهداف
پیش از شروع مذاکره باید مشخص شود که مقصود از مذاکره چیست و هدفهای چه هستند بنابراین ، اولین قدم برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره این است که اهداف مشخص شوند و پس از مشخص شدن اهداف ، میتوان برای دست یافتن به آنها در جلسه مذاکره ، برنامه ریزی کرد . در اکثر موارد برای مذاکره بیش را یک هدف وجود دارد . پس ابتدا باید قبل از مذاکره ، فهرستی از اهداف تهیه و آن ها را به ترتیب اولویت مرتب کرد . سپس مواردی که برای انجام مذاکره چندان ضروری به نظر نمی سند را با ید مشخص کرد . بدین ترتیب هنگام مصالحه مشخص می شود که در رابطه با کدام یک از اهداف فهرست شده میتوان کنار آمد و امتیاز داد . در هنگام فهرست کردن اهداف ، هر هدف را باید در قالب یک جمله بیان کرد همچنین قبل از مذاکره هر گونه هدف غیر واقعی را باید کنار گذاشت ( هیندل ، ترجمه الهی ، 1383)
هیندل اهداف را به ترتیب زیر اولویت بندی می کند .
- آنهایی که ایده آل هستند
- آنهایی که نمایانگر یک هدف واقعی هستند
- آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن شما در مذاکره ضروری و قطعی هستند .
اهداف در فرایند مذاکره
اهداف در فرایند مذاکره را تصمیم گیرینده تعیین می کند ، خواه مذاکره کننده باشد یا نباشد . تصمیم گیرنده میتواند صاحب واحد اقتصادی ، مدیر سازمان ، یک مشتری یا خود مذاکره کنند به نماندگی خودش باشد اگر مذاکره کننده غیر از تصمیم گیرنده باشد ، اهداف به تعیین حدود اختیارات مذاکره کننده کمک می کند . به علاوه ، اهداف مذاکره بر انتخاب استراتژی وتاکتیک ها اثر می گذارد .
اهدا ف مذاکره باید به صورت نکات عینی و ملموس در آورده شوند چنان که بتوانند
- با شرح و تفصیلاتشان در مذاکره ، پیشنهاد یا پذیرفته شوند .
- در مواد و بندهایی از توافق جای داده شوند
- قانونا ضمانت اجرایی داشته باشند ( شونفیلد ، ترجمه مستاجران ، 1384 ، 24)
شرمرهورن و همکاران ( ترجمه ایران نژاد پاریزی و همکاران ، 1378، 307) برای تمام مذاکراتی که برای هر کاری صورت می گیرد دو هدف را مطرح کردند : ” هدفهای ماهوی که با نتایج مناسب با ( محتوای ) مسائل مورد بحث سر و کار دارند مانند مقدار افزایش دستمزد در توافق مربوط به قرار داد بین کارکنان و کار فرمایان و هدفهای رابطه ای که نتایج آن مربوط است به اینکه تا چه حد افراد هنگامی که این فرایند خاتمه یافت ، می توانند به خوبی با یکدیگر کار کنند ” همچنین آنها اعتقاد دارند که بسیاری از مذاکرات زمانی که طرفین مجذوب علایق شخصی خود و نتایج برد و باخت می شوند ،منجر به قربانی کردن روابط می شوند در حالیکه ،مذاکره موثر ، زمانی رخ میدهد که مسائل مادی حل و فصل می شوند و روابط کاری محفوظ می ماند و یا حتی بهتر میشود . شونفیلد اهداف مذاکره را در شش طبقه تقسیم بندی کردند که عبارتند از :
- اهداف تهاجمی ، که خواستار تخریب و صدمه زدن به حریف یا طرف مقابلند . در این اهداف ، تمرکز مهاجم به تحصیل نتایجی برای خود نیست ، بلکه هدف ، اثر گذاری منفی و مخرب بر طرف مقابل است . اهداف تهاجمی ممکن است به خود مهاجم نیز دست کم در کوتاه مدت خسارت اقتصادی وارد کند . در این موارد ، خسارت وارده به طرف مقابل است که دستاورد مطلوب است . محرک و انگیزه در این موارد ممکن است انتقام از کارهای گذشته ( از جمله مذاکرات قبلی ) یا تصور تصمیم گیرنده از منافع بلند مدتش باشد .
- اهداف رقابتی مذاکره ، آن اهدافی هستند که یک طرف جویای منافعی بیش از طرف مقابل باشد . در حقیقت ، مذاکره کننده انتظار دارد تا حد امکان بیشترین منافع نسبی را که ممکن است ، به دست آورد . بنابراین ، بین اهداف رقابتی دو طرف همبستگی معکوس وجود دارد . بدین ترتیب ، هر دو طرف می کوشند دستاورد خود را هر چه بیشتر کنند .
- اهداف همیارانه که نیل به آن ، از طریق توافقی است که متضمن منافع همگی مذاکره کنندگان و صاحب کاران آنها باشد َ،عامل اصلی برای هدف همیارانه ، توانایی دستیابی به هدف بدون تحمیل هزینه و زیان ، به طرف مقابل است . بدین سان ، هر دو طرف منتفع خواهند شد . رسیدن یکی از دو طرف به اهدافش در گرو تامین اهداف طرف مقابل است . در هدف همیارانه ،هر دو طرف باید متفق باشند تا آن هدف عملی شود .
- اهداف خود محورانه ، اهدافی هستند که فقط مبتنی بر خواسته های یک طرف باشند . نه آنکه ذاتا به ضرر و یا به نفع طرف مقابل باشند . در این اهداف ، نتایجی که برای طرف دیگر به بار می آید ، بی اهیمت هستند و از نتایج فرعی نیل به اهداف شخصی ،
- محسوب می شوند و همیاری طرف مقابل را ، فقط تا آنجا می خواهند که توافق حاصل شود و پس از آن جویای همیاری نیستند ، مثل خرید یک ملاک خاص یا کسب تسهیلات مالی .
- اهداف دفاعی ، اهدافی هستند که طرف بکوشد از عواقب خاص دور و بر کنار ماند . همین جنبه احتراز و اجتناب است که اهداف دفاعی را از اهداف خود محورانه متمایز می کند . مثلا جلو گیری کردن از اعتصاب ، یک نوع از اهداف دفاعی می باشد و یا از دست ندادن خریداران یا فروشندگان خوب .
- اهداف ترکیبی ، در بعضی مذاکرات فقط یک هدف دنبال می شود ولی در بیشتر موارد هر یک از دو طرف ، بیش از یک هدف را در مذاکرات دنبال میکنند . ساده
اندیشی است که پنداشته شود در مذاکرات زندگی واقعی ،تنها یک نوع هدف دنبال می شود . تقریبا در همه موارد چندین هدف در میان است . در صورت وجود تضاد بین اهداف شخص ، باید هر یک از اهداف سنجیده شود و اولویت هر کدام تعیین شود . با تعیین اولویت اهداف ، غالبا می توان از تضادها جلو گیری کرد .
انتخاب استراتژی
پس از مشخص کردن هدفهای خود و تجزیه و تحلیل هدفهای احتمالی طرف مقابل نوبت به تدوین استراتژی می رسد .
” استراتژی ” مفهوم کلی و جامعی است که مذاکره کننده به منظور هدایت مذاکره انتخاب می کند . استراتژی ی را نباید با تاکتیک اشتباه گرفت . استراتژی ، رویکردی کلی است که در طول مذاکره به کار گرفته میشود . حال آنکه ” تاکتیک ” عبارت است از به کار گرفتن عملی خاص ، در زمان معین ، برای تامین منظور و هدفی محدود ( هیندل ، ترجمه الهی ، 1383 )
تعیین بهترین استراتژی برای هر موقعیت خاص مذاکره ، تابع عوامل متعددی است مثل : ماهیت اهداف ، رویکرد طرف مقابل به مذاکره ، خصوصیات شخصی و جهت گیری روان شناختی طرف مقابل مذاکره ( شونفیلد ، ترجمه مستاجران و راجی ، 138 )
طراحی استراتژی مذاکره از اهمیت بسزایی برخوردار است و لازم است مذاکره کننده قبل از شرکت در جلسات مذاکره ، آن را مورد توجه قرار دهد . در غیر این صورت ، حضور وی در مذاکره حضوری انفعالی و متاثر از اقدامات و برنامه های طرف مقابل خواهد بود و قطعا در این چنین وضعیتی یک مذاکره کننده قادر نخواهد بود به قدر مطلوب از منافع خود دفاع کند ( پاکدامن ، 1378، 3 )
شونفیلد انواع استراتژی را اینگونه بیان میکند .
استراتژی 1 : ندادن امتیاز
این استراتژی یک استراتژی خشن و مخاطره آمیز است ، زیرا همگان معمولا انتظار دارند امتیازی داده شود . با این نوع استراتژی ، مذاکره به صورت جریانی یک جانبه در خواهد آمد . با اعلام چنین موضعی ، تنها توافق ممکن ، همان است که طرف زبردست و دارنده ابتکار عمل تعریف کند . و مذاکره از سوی طرف مقابل ، بی معنا خواهد بود . این استراتژی در اغاز مذاکره به کار گرفته می شود .
استراتژی 2 : ندادن امتیاز بیشتر
این استراتژی پس از اعطای چند امتیاز به اجرا در می آید . اگر دو طرف مذاکره به حصول توافق کلی نزدیک شده یا مشکلی را حل کرده باشند ، یک طرف ممکن است بتواند بر اساس
شرایطی که خود تعیین می کند و با استفاده از استراتژی ندادن امتیاز بیشتر ، موفق به کسب توافق شود آنگاه طرف مقابل وادار می شود اخرین امتیاز را بدهد .
استراتژی 3 : امتیاز بین بست شکن
بن بست ، حالتی است که نیروی دو طرف برابر است و مصالحه را نمی پذیرند . این استراتژی ، جوی پر تنش و دشوار به وجود می او رد و برای مقابله با آن ، طرف مقابل ممکن است مذاکره را ترک و یا به دلایل متعدد متوقف کند .
استراتژی4 : دادن امتیازات کوچک و منظم برای تحقق انتظارات بزرگ واقع بینانه
این استراتژی نیازمند رویکری طراحانه و برنامه ریزی شده است که هم اهداف عینی مذاکره و هم مصالحه و سازش های کوچک را در نظر می گیرد . این استراتژی ، همیشه بهترین نیست بلکه معمولا مفید ترین استراتژی است .
استراتژی 5 : پیشگامی در دادن امتیاز
کسی که این استراتژی را بکار می برد نخستین امتیاز را میدهد . پیشگامی در دادن امتیاز تنش را می کاهد ، حسن نیت می آفریند و جو سازش را حاکم می کند این استراتژی یک
استراتژی کام بخش است به شرطی که از حد نگذرد ، می توان حرکت آفرین باشد و بهانه ای شود که بعدا بتوان بی آنکه ضعیف جلوه کرد ، امتیاز متقابل را مطالبه کرد .
استراتژی 6 : استراتژی مشکل گشایی
استراتژی مشکل گشایی عبارتست از ابداع یک توافق آیین نامه ای و نظام نامه ای ، به منظور رفع یک مشکل شناخته شده و مشترک . دومین استراتژی مفدید که بیشترین استفاده و کاربرد عملی را دارد ، همین استراتژی میباشد .
استراتژی 7 : اهدافی بجز حصول توافق
معمولا مذاکره کنندگان می کوشند تا به توافقی قابل قبول برسند . مشکلی را حل کنند و یا مشارکتی را به وجود آورند . ولی گاهی اوقات مذاکره کنند گان ، هدفهایی غیر از رسیدن به توافق را دنبال می کنند . اینان معتقدند که رسیدن به توافقات لزوما مقصود غایی همه هدفها و استراژیهای مذاکره نیست . از این استراتژیی می توان برای نیل به هر هدفی استفاده کرد .
استراتژی 8 : حرکت به سمت کفایت مذاکرات و عقد توافق این استراتژی ، اقدامی است برای نهایی کردن موضوعی خاص یا کل مذاکره و دستیابی به توافق محکم ، تا آنچه به دست آمده است به مخاطره نیافتد و از دست نرود .
استراتژی 9 : ترکیب کردن استراتژی ها
به کار بردن استراتژی های متفاوت در مراحل مختلف مذاکره و یا برای موضوعات متمایز ، معمولا موثر ترین شیوه مذاکره است .
کسب آمادگی
مواردی که جهت کسب آمادگی برای انجام مذاکرات لازم هستند عبارتند از :
- انجام بررسی های جامع و جمع آوری اطلاعات مورد نیاز
- پیش بینی کردن یک بحث منطقی
- شرکت کردن در جلسات مذاکرات دیگران به عنوان یک مشاهده گر
- بررسی نقاط قوت و ضعف طرف مقابل مذاکره و تحقیق در مورد سوابق افراد شرکت کننده در مذاکره و تحقیق در مورد شیوه مذاکره آنها
- شناسایی اهداف طرف مقابل در مذاکره و تهیه فهرستی در مورد سوابق افراد شرکت کننده در مداره و تحقیق در مورد شیوه مذاکره آنها
- شناسایی اهداف طرف مقابل در مذاکره و تهیه فهرستی فرضی از این اهداف و اولیت بندی آنها به صورت اهداف هم ، اهداف متوسط و اهداف کم اهمیت
- یافتن زمینه ای مشترک برای رسیدن به توافق یا مصالحه ، زیرا داشتن رفتار انعطاف پذیر از سوی طرفین و تمایل برای یافتن زمینه های مشترک منجر به مصالحه بین آنها می شود ( الهی ، 1383 )
2-3-2-2 تدوین مقررات و ارائه پیشنهاد
پس از ارائه استراتژی ، مقرراتی برای خود و طرف دیگر مشخص می شود . مقرراتی همچون : چه کسی مذاکره را انجام خواهد دارد؟ در کجا این مذاکره انجام شود ؟ محدودیت زمانی چقدر است ؟ در این مرحله ، طرفهای مذاکره پیشنهادهای نخستین را ارائه خواهند داد ( پارائسان و اعرابی ، 1378)
3-3-2-2 توضیح و توجیه ( مباحثه )
پس از اعلان موضع اولیه فرد و طرف مذاکره ، باید تقاضای اصلی توضیح داده و توجیه شوند ” در این مرحله ، الزامی به برخورد و رویارویی نیست ، زیرا در این مرحله طرفین مذاکره به فرصتی دست می یابند تا با خواسته های طرف دیگر بیشتر آشنا شوند و در یابند که تقاضاهای آنها تا چه اندازه اهمیت دارد در این مرحله باید اسناد و مدارکی مبتنی بر حقانیت درخواست و تقاضا ارائه داده شود ” ( پارسائیان و اعرابی ، 1378 )
4-2-2 انواع اساسی مذاکره
بر اساس عقیده هیل ریگل و همکاران چهار نوع مذاکره اساسی عبارتند از : 1) مذاکره توزیعی 2) تلفیقی 3) ساخت دهی مبتنی بر گزارش 4) مذاکره درون سازمانی
1-4-2-2 مذاکره توزیعی[5]
در این نوع مذاکره مجموع برد و باخت صفر است یعنی سود یا نفعی که به یکی از طرف های معامله میرسد به زیان دیگری است . بنابراین اساس و روح مذاکره یا چانه زنی مبتنی بر برد و باخت این است که باید هر کس سهم مشخص از یک مقدار ثابت یا مشخص به دست آورد ( رابینز ، 2003، 281)
فخیمی روش ” برد – باخت “[6] در تعارض را که یک طرف برنده و طرف دیگر بازنده است وجه مشخص مذاکره توزیعی می داند و معتقد است که این نوع مذاکره اغلب در زمینه مسائل اقتصادی است .
” مذاکره در چنین مواردی معمولا در دو جهت پیش میرود . اول ، مذاکره توزیعی یا سخت گیرانه ، یعنی وقتی که هر یک از طرفین بر موضع خودش پافشاری میکند . این روش ، که هر طرف غلبه بر دیگری را میجوید و می خواهد منابع خود را به حد اکثر برساند ، بسیار رقابتی است . دوم ، موقعی که یکی از طرفین می خواهد نسبت به دیگری گذشت نشان دهد . در این صورت ، مذاکره توزیعی همراه با نرمش صورت میگیرد . این دیدگاه سازشی و یا مصالحه ای است ، زیرا یکی از طرفین یا هر دوی آنها از چیز با ارزشی دست میکشند تا به توافق برسند ( ایران نژاد ، 1378، 308)
در مذاکره توزیعی قدرت نقش کلیدی ایفا میکند ، زیرا میزان نفوذ مذاکره کننده را افزایش و شکل گیری ادراکات طرف مقابل را تحت تاثیر قرار می دهد . برخی از افراد یا گروهها به مذاکره های کاملا توزیعی اعتقاد دارند و مدیران برای مقابله با آنان باید آمادگی داشته باشند . آشنایی و شناخت ، مهمترین ابزار برای برخورد با مذاکره برد و باختی است که طرف مقابل در پیش گرفته است ( رضائیان ، 1382)
هیل ریکل و همکاران (1998) راهبردهای متداول در مذاکره توزیعی را این طور شرح داده اند :
- خواستن کلیه امتیازات : مذاکره کننده پیشنهاد افراطی میدهد و بعد هم اگر بخواهد امتیازی بدهد با اکراه می دهد . بدین ترتیب ، امیدوار است که طرف مقابل را از پای در آورد . هنگام روبرو شدن با فنون ذیل فرد باید بداند با چنین مذاکره کننده ای طرف می باشد :
پیشنهاد افراطی داده شود، امتیازات جزئی با اکراه داده شود، فرد برای دادن امتیازات مهم تحت فشار قرار گیرد ، از جبران امتیاز گرفته شده امتناع کند .
- بازی با زمان : زمان را میتوان به عنوان صلاح بسیار موثری در مذاکرات ” برد – باخت ” به کار برد . هنگامی که یکی از تکنیک های زیرین به کار می رود ، می توان از وارد شده به موقعیت غیر مطلوب امتناع کرد : پیشنهاد فقط برای زمان محدودی دارای ارزش باشد ، فرد برای قبول یک مهلت اختیاری تحت فشار قرار گیرید ، طرف مقابل پیشرفت مذاکره را سرعت داده و با کند ، طرف مذاکره برای حل سریع موضوع ، فشار را افزایش دهد .
- برخورد خوب – برخورد بد : مذاکره کننده ای که این استراتژی را به کار میبرد ، سعی دارد که از طریق تغییر رفتار مناسب و مردمی به رفتار تهدید آمیز طرف مقابل را در جهت خود قرار دهد . در این مواقع باید مواظب تاکتیک هایی از این گونه بود : طرف دیگر مذاکره ، غیر منطقی و مهاجم شود ، طرف دیگر مذاکره از اتاق مذاکره خارج شود ، رفتار عقلایی و منطقی به دنبال رفتار غیر عقلایی دیده شود
- اتمام حجت : این راهبرد تلاش برای تسلیم کردن طرف مقابل در برابر اراده خود است . هنگامی که طرف مقابل ، هر یک از فنون زیر را به کار گیرد باید مواظب بود : پیشنهاد قبول یا رد به طرف مقابل می دهد ، بیش از حد تلاش میکند تا طرف مقابل را وادار به قبول درخواست هایش نماید ، به دادن امتیاز تمایل نداشته باشد ، انتظار داشته باشد همه امتیازات را طرف مقابل بدهد. رضائیان ( 1382، 95 9 )به نقل از گاردون بین میکند که : الگوی تعاملی مذاکره کنندگان در مذاکره توزیعی یا برد و باختی ارتباطات محافظه کارانه ، ابراز اعتماد اندک ، انواع تهدید ها ، بیانات و تقاضاهای تحریف شده را در بر دارد . به بیان دیگر ، طرفین مذاکره در تعارض احساسی شدید گرفتار میشوند .
[1] -soft negotiation
[2] – hard negotiation
[3] – interest – based negotiation
[4] – fisher
[5] – Distributive negotiation
[6] -zero-sum
