در دنیای پیشرفته امروزی، مدیریت ارتباطات از عوامل مهمی است که در موفقیت هر سازمان، به ویژه در حوزه مهندسی، نقش اساسی دارد. ارتباطات اطلاعاتی و مشاوره با مشتریان، تیم‌های داخلی و شریکان تجاری، می‌تواند عملکرد را بهبود بخشد و بهره‌وری را افزایش دهد. یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت ارتباطات در پروژه ها، سیستم کنترل مدارک مهندسی یا به اصطلاح EDMs  است.

سیستم مدارک مهندسی به عنوان یک ابزار مدرن و قابل قبول، به مهندسان اجازه می‌دهد تا اطلاعات مرتبط با پروژه‌های خود را به نحوی سازمان‌یافته و قابل دسترسی سازند. این سیستم‌ها به مهندسان امکان می‌دهند تا از تولید تا ذخیره‌سازی و جستجوی اطلاعات، همه مراحل را کنترل کنند و از مدیریت مدارک سنتی کاغذی با مدیریت مدرن و انتقال دیجیتال استفاده کنند.

مزایای سیستم مدارک مهندسی:

1. سازماندهی بهتر : سیستم مدارک مهندسی به افراد این امکان را می دهد تا اطلاعات را بر اساس موضوعات، تاریخچه ها، یا هر گونه سازمان دهی کنند. این سازماندهی کمک می‌کند تا اطلاعات به سرعت و به دقت قابل دسترسی باشد.
2. حفاظت از : سیستم مدارک مهندسی امکانات امنیتی بالا را می‌کند که از جمله محدود کردن دسترسی به اطلاعات حساس، کنترل و نظارت بر دسترسی‌ها می‌شود.
3. کاهش هزینه و زمان: با استفاده از سیستم مدارک مهندسی، هزینه‌های مرتبط با چاپ، ذخیره‌سازی و جستجوی اسناد کاهش می‌یابد. همچنین، زمانی که در جستجوی یک اطلاعات خاص هستید، نتایج به سرعت نمایش داده می‌شوند.
4. افزایش بهره‌وری: از آنجایی که اطلاعات به سرعت دسترسی قابل دسترسی هستند، تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام می‌شود که در نهایت به بهره‌برداری از پروژه‌ها اضافه می‌شود.

 مدیریت اسناد مهندسی در سیستم مدارک مهندسی:

یکی از قسمت‌های حیاتی در سیستم مدارک مهندسی، مدیریت اسناد مهندسی است. در صنعت مهندسی، اسناد مانند نقشه‌ها، گزارش‌ها، اسناد فنی و سایر اطلاعات مرتبط با پروژه‌های اساسی. سیستم مدارک مهندسی به مهندسان این امکان را می دهد تا این اسناد را به صورت سازمانیافته و مدیریت کنند. از جمله ویژگیهای اصلی مدیریت اسناد مهندسی در سیستم مدارک مهندسی عبارتند از:

1. ذخیره‌سازی دیجیتال: این سیستم‌ها به مهندسان این امکان را می‌دهند تا اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره کنند، که همچنین به اشتراک‌گذاری‌ها و دسترسی آسان‌تر از هر کجا که از طریق اینترنت امکان‌پذیر می‌شود.
2. جستجوی قدرتمند: سیستم‌های مدارک مهندسی کامپیوتری به موتورهای جستجوی پیشرفته‌ای هستند که به آنها کمک می‌کنند تا بتوانند اطلاعات مورد نیاز دسترسی را پیدا کنند.
3. نسخه‌نگاری و نظارت بر تغییرات : این سیستم‌ها امکان نسخه‌نگاری اسناد و تغییرات را فراهم می‌کنند تا اشتباهات یا تغییرات نادرست را به سرعت تشخیص داده و اصلاح کنند.
4. همکاری و اشتراک‌گذاری آسان : مدیریت اسناد مهندسی در سیستم مدارک مهندسی به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی اطلاعات را با اعضای تیم و سایر شریکان تجاری به اشتراک بگذارند و همکاری کنند.

به طور کلی، استفاده از سیستم مدارک مهندسی در مدیریت ارتباطات در صنعت مهندسی نقل قولی از آیتم معروف «اطلاعات قدرت است». با بهره‌گیری از این سیستم‌ها، مهندسان می‌توانند عملکرد را بهبود ببخشند و کیفیت پروژه‌های خود را تضمین کنند و در نهایت به مهندسی بیشتر در عرصه‌های صنعت دست یابند.